Rådgivning & Strategi

+45 5190 8611

Søndergade 66, 5.th

8000 Aarhus C | Denmark

©2019 by Karsten Bubber Outzen.

 
Søg
  • K. Bubber Outzen

Start dit projekt med disse spørgsmål

Opdateret: 4. feb. 2019

Det jeg har oplevet i en lang række projekter, både dem jeg selv har været involveret i og dem jeg har haft ansvaret for, er at de ofte lider af nogle af de samme problemer. Her har jeg listet nogle af disse og samtidig givet mit input til, hvordan du kan håndtere den slags problemer.

Overordnet er disse udfordringer nogle jeg ofte er stødt på: - Er der etableret en ordentligt governance model i projektet - Er alle klar over hvilke succeskriterierne projektet skal leve op til - Er det ok at blive klogere undervejs og er brugerne / aftagerne blevet hørt

Hvordan starter du et projekt op rigtigt.

Der er altid en masse på spil i forbindelse med opstart af projekter. Har vi det rigtige team, både på kunde og leverandør siden, har vi defineret projektet godt nok, hvordan med budgettet etc. etc.

I min erfaring, er der nogle andre spørgsmål der også skal besvares i den indledende fase, der kan være med til at sikre et succesfuldt projekt.

Det ene er governance, altså er projektet organiseret ordentligt, således at der kan træffes gode og sunde beslutninger i projektet. Det er almindeligt med en projektleder på begge sider, men derudover bør der være en proces, for at løfte de spørgsmål der opstår undervejs i projektet til f.eks. en styregruppe, som kan træffe beslutninger, ikke kun i forhold til strategi og midler, men også i forhold til forandringer af forretningsmæssig karakter.

Meget ofte ses det, at et projekt starter med én forudsætning, men allerede ret tidligt i processen, står det klart at forudsætningerne har ændret sig og derfor er projektet nødt til at tilpasse sig. Hvis der i disse tilfælde ikke er aftalt en proces til træffe beslutninger om lidt større forandringer, altså en governance proces, så risikere projektet nemt ikke at indfri forventningerne og dermed fremstå som et dårligt projekt.

En anden ting i forlængelse af governance er succeskriterier - det er meget vigtigt at alle i projektet er klar over succeskriterierne og har forstået dem. Dette gør at teamet arbejder mod fælles mål og men det øger også fokus for teamet og kan være en motivationsfaktor.

Hvis projektet ændrer radikalt karakter, så er det endnu mere vigtigt, at de forandrede vilkår også reflekteres i succeskriterierne og dermed skal de ofte opdateres og kommunikeres.

Succeskriterier bør også være så gode, at de kan måles eller visualiseres, således at de kan forblive tydelige for alle i teamet. Dette giver også en sammenhængskraft i teamet på tværs af kunde/leverandørforholdet.

Det er I dag også helt almindeligt at arbejde agilt med projekter. Det betyder ikke, at budget og deadline er ukendt, blot at det er tilladt at blive klogere undervejs og ændre løbende på projektet, ikke sådan forstået at produktet i sidste ende er radikalt anderledes end, hvad der var forventet fra start, snare at de valgte løsninger undervejs ikke nødvendigvis var dem som var forventet fra start.

I den forbindelse, er det også min erfaring, at det er godt at blive udfordret på sit projekt. Dog mest i starten af projektet. Udfordring på vanetænkning, traditionelle løsninger og opgør med “sådan plejer vi” er gode at tage i starten. Det skyldes at det er billigere for et projekt at lave flest forandringer mens projektet stadig er ved at blive scopet/formet. Usikkerheden i projekter vil oftest være størst i startet og gradvis bliver projekterne skarpere og skarpere for at nå i mål; fokuseret og værdiskabende. Ofte siges det, at “vi bliver klogere i løbet af projektet” og det er der meget sandhed i. Vi kender ikke nødvendigvis alle svar og løsninger på forhånd, men ved at tage en agil tilgang, giver vi projektet mulighed for at tilpasse sig undervejs - også uden at det går ud over budget og deadline.

Min sidste pointe er - hold brugerne i fokus. Alt for ofte bliver projekter mindre succesfulde, fordi slutbrugerne nogen gange kan blive glemt i processen eller deres input er blevet tilsidesat af økonomiske eller interne interesser. Det er en fejl i min optik - slutbrugerne må gerne blive positivt overrasket, men de skal kunne se, at løsningen gør deres opgave nemmere eller billigere eller på anden vis forbedrer deres oplevelse.

Er det nemt? Nej og selvom man gør sig store anstrengelser undervejs, så kan der ikke gives nogen garantier for succes, men det betyder ikke, at du skal give op forhånd.



Hvis du vil vide mere om mig eller drage fordel af nogle af mine erfaringer, så kontakt mig på +45 5190 8611 eller på mail me@kbo.nu

75 visninger